Inwestowanie w wewnętrzny dział kadr czy wydzielenie obsługi kadrowo-płacowej na zewnątrz firmy? To strategiczna decyzja, niosąca długofalowe konsekwencje. Z tego powodu warto dobrze poznać i rozważyć wszelkie wady oraz zalety obu rozwiązań. W jakich okolicznościach warto budować własny dział kadr i płac, a kiedy zdecydować się na outsourcing?
Budowania przedsiębiorstwa raczej nie zaczynamy od inwestycji w dział kadr i płac. Jest to jednostka, która powstaje zazwyczaj na późniejszych etapach funkcjonowania firmy, gdy przybywa pracowników i spraw z nimi związanych. Posiadanie działu kadr i płac w strukturach przedsiębiorstwa daje poczucie kontroli. Zarówno pracownicy personalni, jak i cała dokumentacja znajduje się na miejscu i są pracodawcy, którzy preferują właśnie takie rozwiązanie.
Konsekwencje związane z budowaniem działu kadrowo-płacowego w strukturach firmy nie muszą być oczywiście wadami. Warto jednak zdawać sobie z nich sprawę, ponieważ wiążą się przede wszystkim z dużą inwestycją. Pracodawca musi zdawać sobie sprawę z kosztami stałego utrzymania w firmie co najmniej kilku osób, które dodatkowo trzeba szkolić, ponieważ przepisy związane z kadrami często się zmieniają i wymagają bycia na bieżąco. To także koszty urlopów, zwolnień lekarskich, ewentualnych rekrutacji, ponieważ pracownik może złożyć wypowiedzenie. Kolejna inwestycja to profesjonalne systemy, bez których nie obejdzie się dziś żaden dział kadr i płac.
Dla wielu przedsiębiorców koszty związane z inwestycjami we własny dział kadr i płac (https://hrk.pl/pl/dla-klienta/payroll-consulting) stają się zbyt dużym obciążeniem, a wręcz nie pozwalają się skupić na kluczowej działalności firmy. M.in. z tego względu przedsiębiorcy decydują się na outsourcing kadr i płac oraz usługi typu payroll, czyli zewnętrzną administrację wynagrodzeniami i zarządzaniem dokumentacją. Współpraca z zewnętrzną agencją, oferującą payroll, pozwala na wprowadzenie oszczędności, jest bowiem tańsza niż utrzymywanie wewnętrznego działu kadr i płac. W agencji pracują wykwalifikowani specjaliści, którzy w sprawny i terminowy sposób zajmują się całą obsługą kadrowo-płacową. Przedsiębiorca nie musi martwić się o ich szkolenia, urlopy czy ewentualne rotacje. Powierzenie obowiązków profesjonalistom i świadomość, że w razie konieczności to oni będą nas reprezentowali przed różnego typu instytucjami, pozwala na odciążenie.
Niektórzy mogą się obawiać wydzielenia całego obszaru działalności firmy na zewnątrz. Chodzi w końcu o wrażliwe dane, takie jak personalia oraz informacje dotyczące pracowników, a także istotne, poufne dokumenty. Jeśli jednak znajdziemy solidnego, doświadczonego partnera, oferującego payroll, możemy mieć pewność, że nasze dane będą bezpieczne. Co więcej, agencje zajmujące się outsourcingiem kadr i płac posiadają własne systemy bezpieczeństwa, chroniące przed ewentualnymi cyberatakami.
