Błędy w statutach, nierzetelnie prowadzona księgowość, nieefektywny nadzór i istotne uchybienia przy realizacji inwestycji – to tylko część zarzutów, jakie Najwyższa Izba Kontroli postawiła po szeroko zakrojonej inspekcji w gminnych ośrodkach kultury i urzędach gmin w województwie kujawsko-pomorskim. Kontrolą objęto m.in. Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Małym Rudniku oraz Urząd Gminy Grudziądz. Wójt Andrzej Rodziewicz w obszernej odpowiedzi odniósł się do zarzutów kontrolerów.

Bydgoska delegatura NIK wzięła pod lupę działalność czterech ośrodków kultury i nadzorujących je gmin za okres od początku 2020 roku. Powodem były skargi dotyczące nieprawidłowości w ich funkcjonowaniu. Jak ustaliła Izba, w kontrolowanym okresie gminy przekazały ośrodkom łącznie ponad 24 mln zł, często bez określenia formalnych zasad ich przyznawania i rozliczania. Wskazano na błędy w statutach, nierzetelną weryfikację sprawozdań finansowych oraz liczne uchybienia przy prowadzeniu inwestycji.

Nadzór i inwestycje w Gminie Grudziądz pod lupą NIK

W przypadku Gminy Grudziądz, NIK oceniła, że choć gmina była przygotowana merytorycznie i finansowo do realizacji rozbudowy GOKiS w Małym Rudniku, to w procesie inwestycyjnym oraz w nadzorze nad placówką doszło do szeregu nieprawidłowości.

Główne zarzuty NIK wobec Urzędu Gminy Grudziądz i wyjaśnienia Wójta:

• Brak zabezpieczenia umowy i opóźnienia. Mimo dwukrotnego przedłużenia terminu prac przy rozbudowie GOKiS, gmina nie wyegzekwowała od pierwszego wykonawcy dokumentu potwierdzającego przedłużenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wójt Andrzej Rodziewicz wyjaśnił, że wykonawca był o to wielokrotnie upominany podczas rad budowy, jednak nigdy nie przedłożył wymaganego dokumentu. NIK zauważyła, że problemy z terminowością prac były sygnalizowane już od marca 2022 r., a oczekiwanie na dostarczenie gwarancji przez nierzetelnego wykonawcę było nieuzasadnione.
• Problemy z dokumentacją. Kontrolerzy stwierdzili, że gmina nie wyegzekwowała od wykonawcy Programu Zapewnienia Jakości (PZJ), który był wymagany w dokumentacji przetargowej. Wójt tłumaczył, że dokument ten miał być przedłożony bezpośrednio inspektorowi nadzoru, a urząd nie był informowany o jego braku, zakładając, że sprawa została załatwiona.
• Dostępność nowego budynku GOKiS. Nowo wybudowany obiekt, zdaniem NIK, nie spełnia minimalnych wymagań dostępności dla osób niewidomych, niedowidzących i słabosłyszących. Brakuje m.in. pętli indukcyjnych, oznaczeń kontrastowych na schodach czy informacji o rozkładzie pomieszczeń w formie dotykowej lub głosowej. Wójt Rodziewicz argumentował, że pozwolenie na budowę wydano w 2019 r., przed wejściem w życie nowej ustawy o zapewnianiu dostępności, a projekt uwzględniał potrzeby osób niepełnosprawnych poprzez budowę windy i odpowiedniej toalety. NIK ripostuje, że osoby z niepełnosprawnościami to nie tylko te poruszające się na wózkach, a wymogi dostępności nie zostały w pełni zrealizowane.
• Kary umowne i błędy w sprawozdaniach. Gmina odstąpiła od umowy z pierwszym wykonawcą w czerwcu 2023 r., jednak notę księgową z naliczoną karą umowną wystawiła dopiero w sierpniu 2024 r., czyli po 426 dniach. Zdaniem NIK zaniżyło to kwotę należności w sprawozdaniach finansowych. Wójt wyjaśnił, że opóźnienie wynikało z problemów z doręczeniem korespondencji wykonawcy, którego poszukiwano nawet przez komornika. Gdy tylko uzyskano możliwość skutecznego doręczenia, wystawiono wezwanie do zapłaty i notę.
• Nierzetelna weryfikacja finansów GOKiS. NIK zarzuciła gminie nierzetelną weryfikację sprawozdań finansowych ośrodka kultury. Skarbnik nie zauważył, że GOKiS błędnie wpisał do swoich aktywów nowo wybudowany budynek o wartości ponad 10,7 mln zł, który był już na stanie gminy, co doprowadziło do podwójnego ujęcia majątku. Nie wychwycono też różnic w kwotach należności w różnych sprawozdaniach. Wójt tłumaczył te przeoczenia szerokim zakresem obowiązków skarbnika oraz zaufaniem do dyrektor GOKiS, nazywając to "niezamierzoną i nieświadomą nieprawidłowością". Zadeklarował wprowadzenie w przyszłości kontroli dokumentów źródłowych oraz zaplanowanie audytu wewnętrznego w instytucji.

Ocena NIK dla ośrodka w Małym Rudniku

Sam Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Małym Rudniku otrzymał od NIK ocenę negatywną w zakresie prowadzenia gospodarki finansowo-majątkowej. Kontrolerzy wskazali na liczne nieprawidłowości, m.in.:

• Nierzetelne dane w sprawozdaniach finansowych. 
• Niepodejmowanie działań w celu egzekwowania należności i nienaliczanie odsetek. 
• Niezgodne z przepisami i wewnętrznymi regulaminami księgowanie dokumentów.
• Nieterminowe zamykanie ksiąg rachunkowych. 
• Nieokreślanie mierzalnych wskaźników dla planowanych działań kulturalnych, co NIK uznała za działanie nierzetelne.

Wnioski i dalsze działania

W wyniku kontroli Najwyższa Izba Kontroli skierowała do skontrolowanych jednostek łącznie 115 wniosków, z których żaden nie został zakwestionowany. Do Gminy Grudziądz skierowano m.in. wnioski o podjęcie działań zapewniających skuteczną kontrolę finansowo-zarządczą, egzekwowanie od wykonawców wszystkich wymaganych dokumentów, zapewnienie w budynkach minimalnych wymagań dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz określanie merytorycznych mierników weryfikujących realizację celów instytucji kultury.