Jaki program do faktur z KSeF wybrać?

Wybór programu do fakturowania z KSeF jest zależny od danego przedsiębiorstwa i jego potrzeb. Na uznanie zasługuje oprogramowanie od wFirma, które daje wiele możliwości i bazuje na różnorodnych funkcjonalnościach. Dlaczego warto wybrać taki program do e-faktur? Jak wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym? O czym trzeba pamiętać?

Program do faktur z KSeF

Krajowy System e-Faktur już niedługo stanie się obowiązkowy dla firm, dlatego koniecznością jest zapoznanie się z tym rozwiązaniem. Jaki program do faktur KSeF wybrać? Godny uwagi jest system od wFirma, który pozwala tworzyć e-faktury w 8 szablonach, 12 językach i z własnym logo. Oczywiście fakturowanie w tym wypadku jest zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur! Do dyspozycji mamy wszystkie rodzaje faktur sprzedaży, jakie zostały przewidziane w polskim prawie podatkowym. Fakturowanie sprzedaży może odbywać się we wszystkich obcych walutach, z poprawnymi wyliczeniami w zakresie podatku VAT i różnic kursowych. Jeśli chodzi o dostępne wersje językowe, są one następujące: język angielski, niemiecki, hiszpański, francuski, norweski, włoski, ukraiński i rosyjski. Nie bez znaczenia jest też funkcja tworzenia projektów i zadań, dzięki której w każdym miesiącu wygenerujemy specyfikację prac dla klientów i poprawne faktury. Dokumenty tworzyć możemy w różnorodnych szablonach, np. gradient, elegancki mikro faktura, old school, prosty, z opisem produktów, z drukiem przelewu itp. W efekcie fakturowanie z wFirma i zapoznanie się z Krajowym Systemem e-Faktur stają się bardzo łatwe zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. 

KSeF w biurze rachunkowym

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym z pewnością rodzi wiele pytań i wątpliwości. W tym wypadku spore znaczenie ma zarządzanie uprawnieniami - trzeba je odpowiednio nadać, aby korzystanie z systemu stało się możliwe. W przepisach widzimy kilka głównych rodzajów uprawnień, a mianowicie:

• Zarządzanie uprawnieniami - pozwala przypisywać, modyfikować i odbierać dostęp w obrębie Krajowego Systemu e-Faktur. 
• Wystawianie faktur w trybie samofakturowania - taka opcja dotyczy przypadków, gdy nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy. 
• Wystawienia i dostęp do faktur strukturalnych - możliwa jest obsługa sprzedaży i weryfikacja dokumentów kosztowych i przychodzących. 

W jednoosobowych firmach przedsiębiorca ma do dyspozycji cały zakres uprawnień, po zalogowaniu się z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Z kolei w spółkach, które nie posługują się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną z NIP-em, konieczne jest złożenie zawiadomienia (ZAW-FA) i wskazanie osoby, która będzie upoważniona do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. 

W sytuacji, gdy przedsiębiorca upoważni biuro rachunkowe jako podmiot, pracownicy biura mogą tworzyć faktury w imieniu klienta, bez indywidualnego upoważnienia. Możliwe jest też nadanie uprawnień konkretnym osobom, nawet gdy nie są one formalnie związane z naszą firmą! Pamiętajmy jednak o tym, że przypisanie uprawnień danemu pracownikowi może wymagać ponownych działań w razie zmiany kadrowej w biurze rachunkowym. Znacznie lepiej jest przekazać uprawnienia właścicielowi takiego biura, który będzie nimi zarządzać bez inicjatywy przedsiębiorcy. To najwygodniejsze rozwiązanie zarówno dla przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego. W systemie wFirma dla biur rachunkowych z powodzeniem nadamy uprawnienia z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF, co stanowi kolejne ułatwienie w codziennej pracy. 

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur sprawi, że przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury bezpośrednio w tym systemie. Nie będzie możliwości poprawy błędów inaczej niż poprzez korekty, dlatego dobrą opcją jest tzw. buforowanie faktur. Polega to na przygotowaniu ich w wersji roboczej, która zostanie dokładnie sprawdzona jeszcze przed wysyłką. Z Krajowym Systemem e-Faktur warto zapoznawać się już teraz, zwłaszcza że coraz krótszy czas dzieli nas od wdrożenia obowiązku korzystania z tego systemu.