Pobieranie faktur z KSeF i korzystanie z systemu - wszystko, o czym warto pamiętać!

Krajowy System e-Faktur już niedługo stanie się codziennością dla przedsiębiorców w Polsce. Jest to nowoczesny system komputerowy, który daje możliwość tworzenia, wysyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednym, centralnym miejscu. Jak można pobierać faktury z KSeF? Czy należy wykazywać najem prywatny w tym systemie? O czym jeszcze musimy wiedzieć?

Pobieranie faktur z KSeF

Warto zauważyć, że pobieranie faktur z KSeF odbywa się automatycznie lub ręcznie. Krajowy System e-Faktur pozwala na integrację, tak aby faktury były pobierane automatycznie. Z kolei w celu pobrania ręcznego, należy zalogować się do aplikacji podatnika KSeF, wybrać zakładkę Lista Faktur i odpowiedni rodzaj faktury oraz pobrać dokument. Nieco innym rozwiązaniem jest skorzystanie ze sprawdzonego systemu księgowego, który automatycznie połączy się z KSeF, wykryje dokumenty i je pobierze, pozwalając na ich przeglądanie, przechowywanie i opłacanie. Pamiętajmy o tym, że w KSeF znajdują się wszystkie faktury, w których został podany numer identyfikacji podatkowej przedsiębiorcy. 

Krajowy System e-Faktur a JPK VAT

A jak wygląda kwestia dotycząca KSeF a JPK VAT? Wdrożenie KSeF doprowadzi do obowiązku podawania numeru KSeF w ewidencji zakupu, co oznacza, że każda faktura stworzona w tym systemie musi mieć w JPK_V7 wskazany numer nadany przez KSeF. Dodatkowo, w JPK_V7 pojawią się nowe oznaczenia faktur, które zostały stworzone poza systemem KSeF, a mianowicie:

• DI - dowody inne niż faktura, przykładowo wystawione w trybie offline, które jeszcze nie trafiły do KSeF.
• BFK - faktury papierowe i elektroniczne wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur (przykładowo faktury z kas rejestrujących).
• OFF - faktury wystawione w trybie awarii KSeF, które jeszcze nie mają nadanego numeru w systemie. 

Wszystko to wskazuje, że wprowadzenie KseF przekłada się na rozbudowany system raportowania. Nowe oznaczenia prowadzą do dodatkowych obowiązków, zwłaszcza jeśli chodzi o faktury wystawione w trybie offline. Faktem jest, że jeżeli faktura zostanie wystawiona w trybie offline i w momencie składania JPK_VAT nie posiada jeszcze numeru KSeF, trzeba ją oznaczyć "DI". Po uzyskaniu numeru KSeF konieczne będzie skorygowanie JPK_V7 i wtedy będzie można dodać numer systemowy. To skutkuje podwójną pracą dla księgowych. 

Poza nowymi symbolami, nadal stosowane będą dotychczasowe oznaczenia JPK_V7, tj. RO, FP, WEW, VAT_RR czy też MK. Biura rachunkowe powinny zatem jak najszybciej przeszkolić swoje zespoły i zaktualizować procedury. Pomyłki w oznaczeniach stanowić będą nie tylko błąd techniczny, lecz także ryzyko niezgodności z deklaracją VAT. Trzeba zatem dokładnie monitorować to, w jakim trybie wystawiona została faktura!

Czy należy wykazywać najem prywatny w KSeF?

Ważnym zagadnieniem dla wielu osób jest KSeF a najem prywatny. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur sprawi, że sposób dokumentowania najmu prywatnego zależny będzie głównie od statusu najemcy. Jeśli lokal jest wynajmowany osobie fizycznej nieprowadzącej firmy, wynajmujący nie musi wystawiać faktury z własnej inicjatywy (w JPK czynność ta jest ujmowana jako "WEW"). Obowiązek stworzenia dokumentu zaistnieje wtedy, gdy najemca w ciągu 3 miesięcy zgłosi żądanie jego wystawienia. W efekcie faktura dla osoby prywatnej może zostać wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur, gdyż relacje B2C nie odnoszą się do obowiązku fakturowania strukturalnego. Pomimo tego, że KSeF nie obejmuje sprzedaży na rzecz prywatnych osób, podatnik może dobrowolnie tworzyć faktury B2C w tym systemie. Gdy postawi na takie rozwiązanie, ma obowiązek zapewnienia konsumentowi dostępu do dokumentu, przykładowo przekazując link lub kod QR pozwalający na pobranie i weryfikację dokumentu w systemie. 

Warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla polskich przedsiębiorców już za jakiś czas. Od 1 lutego 2026 roku będą z niego korzystać przedsiębiorstwa z obrotami powyżej 200 mln złotych, a od 1 kwietnia 2026 - pozostałe przedsiębiorstwa.