KSeF a faktury dla osób prywatnych i uwierzytelnienie

Konieczność korzystania z KSeF weszła w życie 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych z obrotami na poziomie 200 mln rocznie. Od 1 kwietnia tego roku będzie to dotyczyć także innych podmiotów, a od 1 stycznia 2027 roku - KSeF obejmie najmniejszych podatników, których transakcje dotyczą niewielkich kwot (ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie). Czy możliwe jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych dla osób fizycznych? Jak przebiega uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur?

Faktury dla osób fizycznych w KSeF

Jeśli chodzi o KSeF faktury dla osób fizycznych mogą być wystawiane (w okresie dobrowolnego korzystania z KSeF). Panuje tutaj zasada dobrowolności, jednak pamiętajmy o tym, że osoba prywatna nie posiada dostępu do konta w KSeF (nie ma firmy ani NIP-u). W efekcie konieczne jest przekazanie klientowi numeru KSeF faktury, tak aby mógł ją pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie anonimowego dostępu. Po wprowadzeniu jej numeru KSeF na stronie Ministerstwa Finansów uzyskujemy dostęp do tego dokumentu jako osoba fizyczna - jest to pełnoprawny dokument, mimo tego, że nabywca nie ma konta w systemie. Jeśli podatnik postanowi wystawiać wszystkie faktury w tym systemie, to w sytuacji, gdy sprzedaż nie jest objęta obowiązkowym fakturowaniem w KSeF, trzeba spełnić dodatkowe warunki. 

Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur

Niezwykle ważną kwestią dla przedsiębiorców jest też uwierzytelnienie w KSeF. Ten zewnętrzny system rządowy wymaga przeprowadzenia procesu autoryzacji, aby korzystać z jego funkcji i nadać dostęp innym osobom. Gdy wygenerujemy token do łączenia się z KSeF, zadbajmy o to, aby nie miały do niego dostępu nieupoważnione osoby. Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur może się odbywać poprzez:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• profil zaufany,
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP-em.

Ważne jest też to, że wybór formy zależy od rodzaju firmy, która dokonuje autoryzacji. Proces ten może odbyć się wspomnianym tokenem, czyli ciągiem znaków alfanumerycznych generowanych z poziomu KSeF. Do tokena można z powodzeniem przypisać konkretne uprawnienia bez wskazywania danej osoby, dlatego jest to uniwersalne rozwiązanie (nie wymaga podawania danych osobowych). Ustawodawca daje możliwość przeprowadzenia uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur darmowo lub płatnie, bez względu na to, czy użytkownikiem jest spółka, czy osoba fizyczna. 

Jakich faktur nie dotyczy KSeF?

Korzystanie z KSeF jest faktem dla wielu przedsiębiorców. Odbieranie faktur w KSeF - od kiedy? Terminy wejścia w życie tego systemu dla firm zostały wskazane już kilka miesięcy wcześniej. Przykładowo dla dużych podmiotów, z obrotami powyżej 200 mln zł, KSeF jest koniecznością od 1 lutego 2026 roku. A jakich faktur nie dotyczy KSeF? Okazuje się, że obowiązek fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur nie odnosi się do wystawianych faktur:

• przez podatnika niemającego siedziby firmy ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce,
• przez podatnika niemającego siedziby firmy, który posiada stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce,
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, zgodnie z przepisami,
• na rzecz nabywcy towarów będącego osobą fizyczną nieprowadzącą własnej firmy (sprzedaż B2C),
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów określonych w przepisach na podstawie art. 106s.

Pamiętajmy także o tym, że faktura strukturalna nie jest jednoznaczna z fakturą elektroniczną. Ta pierwsza oznacza fakturę wystawioną z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ten dokument w systemie, a ta druga jest fakturą w formie elektronicznej - wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. 

W systemie wFirma skorzystamy z integracji z KSeF w zakresie nadawania uprawnień innym osobom, wysyłania faktur przychodowych z systemu do KSeF czy też pobierania faktur przychodowych i kosztowych bezpośrednio z KSeF do systemu. Jak aktywować tę integrację? Wystarczy przejść do zakładek: Przychody - KSeF - Elektroniczne Fakturowanie i w kafelku KSeF wybrać akcję Konfiguracja Integracji.