Jak się przygotować do wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF jest krokiem w stronę zautomatyzowania obiegu faktur w firmach i zwiększenia przejrzystości podatkowej w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku z tego systemu korzystają firmy o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia będzie to konieczne dla pozostałych firm. Spore znaczenie ma tutaj przygotowanie biura rachunkowego do zmian, tak aby usprawnić codzienne zadania i relacje z klientami. Jak przygotować się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w biurze rachunkowym? Sprawdźmy. 

Uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur

W wielu przypadkach nieoceniona staje się umowa z biurem rachunkowym KSeF. Pamiętajmy o tym, że ważnym aspektem pracy z tym systemem jest zarządzanie uprawnieniami. W przepisach rozporządzenia MF określono trzy rodzaje uprawnień, tj.:

• Zarządzanie uprawnieniami - ich przypisywanie, modyfikowanie i odbieranie. 
• Wystawianie faktur w trybie samofakturowania - gdy nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy. 
• Wystawianie i dostęp do faktur strukturalnych - pozwala nie tylko na obsługę sprzedaży, lecz także weryfikację dokumentów kosztowych i przychodzących. 

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest system do fakturowania wFirma, który pozwala na integrację z KSeF i usprawnienie codziennych działań. Jeśli chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze, przedsiębiorca posiada pełen zakres uprawnień, pod warunkiem, że zaloguje się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Natomiast w spółkach, które nie mają elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP, trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osobę upoważnioną do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Pracownicy biur rachunkowego - czy każdy z nich musi być osobno uprawniony do KSeF?

Nowoczesny i funkcjonalny program do fakturowania KSeF znacznie ułatwia i przyspiesza wystawianie e-faktur w firmach i biurach rachunkowych. Czy konieczne jest osobne uprawnianie pracowników biura do KSeF? W sytuacji, gdy przedsiębiorca upoważni biuro rachunkowe jako podmiot, pracownicy mają możliwość tworzenia faktur w imieniu klienta, bez konieczności indywidualnego upoważnienia. Można też nadać bezpośrednie uprawnienia danym osobom, nawet gdy nie są one formalnie związane z konkretną firmą. Pamiętajmy jednak o tym, że przypisanie uprawnień konkretnej osobie może wymagać poprawnego działania w razie zmiany kadrowej w biurze. Lepszym wyborem staje się zatem przekazanie uprawnień właścicielowi biura rachunkowego, który uzyska możliwość zarządzania nimi bez angażowania klienta. Jest to wygodne zwłaszcza wtedy, gdy biuro korzysta z systemu zintegrowanego z Krajowym Systemem e-Faktur, jak np. wFirma. 

Wystawianie faktur w imieniu klienta

W przepisach Ministerstwa Finansów doprecyzowane także kwestie związane z delegowaniem uprawnień. To oznacza, że przedsiębiorca może:

• Nadać uprawnienia konkretnej osobie, np. pracownikowi biura rachunkowego.
• Upoważnić biuro rachunkowe jako podmiot, tak aby pracownicy mieli prawo do wystawiania faktur w KSeF. 

Praktycznie rzecz ujmując, bardziej elastyczne jest upoważnienie właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. Dlaczego? Taka opcja pozwala na samodzielnie przypisywanie dostępów pracownikom, bez angażowania przedsiębiorcy. W systemie wFirma z powodzeniem nadamy uprawnienia z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF, co jest znacznym ułatwieniem dla klienta i biura rachunkowego. 

Biura rachunkowe powinny wspierać swoich klientów, dając im do dyspozycji platformę do fakturowania, gdzie przedsiębiorcy samodzielnie sporządzą dokumenty, a księgowi skontrolują ich poprawność przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. Co ciekawe, system wFirma pozwala na aktywację opcji wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po zweryfikowaniu możemy przesłać dokument do KSeF i pobrać UPO - urzędowe potwierdzenie odbioru. W sytuacji, gdy klient korzysta z innego programu do e-fakturowania, niezwykle pomocny jest import dokumentów bezpośrednio z KSeF. Wystarczy, że pracownik biura posiada uprawnienia do pobierania dokumentów.