Image by Bruno from Pixabay
Odbiór faktur zakupowych w Krajowym Systemie e-Faktur to obowiązek, który dotyczy praktycznie wszystkich podatników już od pierwszego etapu wdrożenia systemu, niezależnie od tego, kiedy dana firma sama zacznie wystawiać dokumenty sprzedażowe w KSeF. Wątpliwości budzi też status osób prowadzących działalność nierejestrowaną oraz popularnych faktur pro forma. Poniżej przybliżamy te trzy zagadnienia.
W przeciwieństwie do obowiązku wystawiania faktur, który wchodzi w życie etapami w zależności od wielkości podatnika, obowiązek odbioru dokumentów dotyczy wszystkich firm jednocześnie, od pierwszego dnia funkcjonowania systemu. Jak pobrać faktury z KSeF i o czym przy tym pamiętać, to pytanie, które zadaje sobie dziś wielu przedsiębiorców, ponieważ zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie, niezależnie od tego, czy nabywca faktycznie zalogował się i pobrał dokument. Faktury zakupowe można odbierać zarówno bezpośrednio przez Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, jak i za pośrednictwem zintegrowanego z systemem programu księgowego, a dokument można zapisać w formacie XML lub PDF, w zależności od potrzeb danej firmy. Warto pamiętać, że przepisy przejściowe, odraczające obowiązek wystawiania faktur dla mniejszych podatników, nie obejmują obowiązku ich odbierania, co oznacza, że nawet firma korzystająca jeszcze z faktur papierowych musi być gotowa na przyjmowanie dokumentów przez KSeF.
Osoby prowadzące sprzedaż na niewielką skalę, bez formalnej rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG, często zakładają, że nowe przepisy ich nie dotyczą. Działalność nierejestrowana a KSeF to jednak temat, w którym korzyści podatkowe związane z takim statusem nie oznaczają automatycznego zwolnienia z obowiązków dotyczących e-fakturowania, ponieważ na gruncie ustawy o VAT osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest traktowana jako podatnik tego podatku, korzystający zazwyczaj ze zwolnienia podmiotowego. W praktyce oznacza to, że taka osoba podlega regulacjom dotyczącym KSeF, choć obowiązek wystawiania faktur w systemie dotyczy jej dopiero od 1 kwietnia 2026 roku, a przy niskiej wartości sprzedaży, nieprzekraczającej 10 tysięcy złotych miesięcznie, może skorzystać z odroczenia aż do 1 stycznia 2027 roku. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie transakcji dokumentowanych fakturami na rzecz innych podatników, natomiast sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności pozostaje poza systemem.
Powszechnie stosowany w obrocie gospodarczym dokument, poprzedzający właściwą sprzedaż lub pełniący funkcję wezwania do zapłaty, budzi dziś wątpliwości co do swojego miejsca w nowym systemie. Faktura proforma a KSeF to zagadnienie, w którym odpowiedź jest jednoznaczna – tego typu dokument nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, a zatem nie podlega obowiązkowi wystawienia ani raportowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Przedsiębiorcy mogą więc nadal wystawiać faktury pro forma w dotychczasowy sposób, poza systemem, traktując je jako dokument informacyjny lub ofertę handlową poprzedzającą właściwą transakcję. Warto jednak pamiętać, że sam dokument pro forma nigdy nie zastępuje właściwej faktury VAT – jeśli dojdzie do sprzedaży lub powstanie obowiązek podatkowy, na przykład w związku z otrzymaną zapłatą, konieczne jest wystawienie pełnoprawnej faktury ustrukturyzowanej w KSeF, dokumentującej faktycznie zrealizowaną transakcję.
