Image by Michal Jarmoluk from Pixabay
Jednym z pytań, które często zadają księgowi i przedsiębiorcy, jest numer KSeF w przelewie od kiedy trzeba go podawać. Jak wynika z artykułu w Poradniku Przedsiębiorcy, obowiązek istnieje, ale dopiero od 1 stycznia 2027 r. Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT nabywca będący czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek podania numeru identyfikującego fakturę w KSeF przy płatności za faktury ustrukturyzowane wystawione przez innego czynnego podatnika VAT oraz za faktury elektroniczne wystawione według wzoru KSeF w okresie awarii systemu. Jak podać numer? Należy wpisać go w tytule przelewu, dokonując płatności za pośrednictwem polecenia przelewu, polecenia zapłaty lub innego instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu. Wyjątki od obowiązku dotyczą sytuacji, gdy sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z VAT oraz gdy faktura pochodzi z okresu niedostępności KSeF, o czym informują oficjalne komunikaty. Artykuł wskazuje też dodatkowy wymóg: przed dokonaniem płatności nabywca musi sprawdzić status VAT sprzedawcy na dzień transakcji, korzystając z białej listy podatników VAT, zgodnie z art. 96b ustawy o VAT. Co z tego wynika w praktyce? Po pierwsze, firmy powinny przygotować procesy płatności tak, aby osoby wykonujące przelewy miały dostęp do numeru KSeF faktury. Po drugie, programy księgowe i bankowość internetowa mogą pozwalać na automatyczne wstawianie numeru w tytule przelewu, więc warto sprawdzić takie funkcje u dostawców. Po trzecie, jeśli płatność dotyczy kilku faktur, trzeba ustalić, jak podać wiele numerów. Po czwarte, w przypadku faktur od sprzedawców zwolnionych z VAT numer nie jest wymagany, ale i tak warto go uwzględniać dla porządku. Po piąte, należy pamiętać o sprawdzaniu białej listy, zwłaszcza przy większych kwotach. Po szóste, przed końcem 2026 r. dobrze przeprowadzić próbne płatności i przeszkolić pracowników działu finansowego. Zmiany w tej sprawie omawiają także inne artykuły serwisu, w tym dotyczące planowanych zmian na 2027 r., więc warto śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów, aby mieć pewność co do ostatecznych zasad. W razie wątpliwości warto zapytać księgowego lub doradcę podatkowego.
Działalność nierejestrowana to forma prowadzenia drobnej działalności bez wpisu do rejestru, dostępna dla osób o niewielkich przychodach. Jak wyjaśnia Poradnik Przedsiębiorcy, działalność nierejestrowana a KSeF to temat wymagający uwagi, ponieważ osoby prowadzące taką działalność podlegają obowiązkowi wystawiania e-faktur w KSeF na takich samych zasadach jak inni podatnicy VAT. Jak wskazuje artykuł, system będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r. Limit przychodów, który pozwala prowadzić działalność nierejestrowaną w 2026 r., wynosi 10 813,50 zł w danym kwartale, czyli 225 proc. minimalnego wynagrodzenia. Podatnicy prowadzący taką działalność mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 240 000 zł. Mimo zwolnienia z VAT obowiązek wystawiania e-faktur pozostaje. Aby wystawiać faktury w KSeF, niezbędny jest numer NIP. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą go uzyskać, składając zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 w e-Urzędzie Skarbowym. Wyjątek od obowiązku dotyczy sprzedaży osobom prywatnym: w takiej sytuacji KSeF nie obowiązuje, a nadal stosuje się przepisy dotyczące kasy fiskalnej. Co to oznacza dla osób prowadzących małą działalność? Po pierwsze, jeśli sprzedajemy usługi lub towary innym firmom, trzeba przygotować się do wystawiania faktur w systemie, choć działalność jest nierejestrowana. Po drugie, należy zdobyć NIP, jeśli go jeszcze nie ma, co można zrobić elektronicznie. Po trzecie, warto wybrać narzędzie do wystawiania faktur, które obsługuje KSeF, na przykład program do fakturowania lub bezpłatne rozwiązanie udostępnione przez administrację. Po czwarte, trzeba pilnować limitu przychodów, aby nie przekroczyć granicy działalności nierejestrowanej, bo wtedy konieczna będzie rejestracja. Po piąte, osoby sprzedające wyłącznie konsumentom nie muszą wystawiać faktur w systemie, ale powinny pamiętać o kasie fiskalnej, jeśli przepisy ją wymagają. Po szóste, warto prowadzić uporządkowaną ewidencję przychodów, bo ułatwia ona sprawdzanie limitu. Szczegółowe zasady dotyczące zwolnień i limitów zmieniają się co roku, dlatego trzeba korzystać z aktualnych informacji i w razie potrzeby pytać księgowego lub urząd.
Terminy wystawiania faktur są ustalone w ustawie o VAT i dotyczą także faktur ustrukturyzowanych. Jak wyjaśnia Poradnik Przedsiębiorcy, odpowiadając na pytanie, ile czasu na wystawienie faktury w KSeF ma sprzedawca, należy wskazać, że fakturę trzeba wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Gdy otrzymano całość lub część zapłaty przed dostawą, fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty. Momentem wystawienia faktury w sensie prawnym jest data przesłania do systemu, czyli dzień nadania numeru KSeF. To ta data decyduje o przyjęciu dokumentu jako wystawionego. Przepisy zawierają odstępstwa od zasady piętnastu dni dla usług budowlanych i budowlano-montażowych, dostaw energii i gazu, usług telekomunikacyjnych, wynajmu i dzierżawy, leasingu oraz stałej obsługi prawnej i biurowej. W tych przypadkach termin wystawienia jest powiązany z upływem terminu płatności. W przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT faktura jest wystawiana na żądanie nabywcy w terminie do 15. dnia następnego miesiąca lub w ciągu 15 dni od zgłoszenia żądania. W trybie offline fakturę można sporządzić w ostatnim dniu terminu i przesłać do systemu bez zbędnej zwłoki. Jak to wykorzystać? Po pierwsze, warto ustalić w firmie harmonogram fakturowania, który uwzględnia termin 15. dnia, tak aby faktury były wystawiane z zapasem. Po drugie, przy usługach ciągłych, takich jak najem czy abonament, sprawdzić, czy zastosowanie ma odstępstwo od ogólnej zasady, i wystawiać faktury zgodnie z terminem płatności. Po trzecie, w razie planowanej przerwy w działaniu systemu lub awarii skorzystać z trybu offline, pamiętając o przesłaniu dokumentu bez zbędnej zwłoki. Po czwarte, pamiętać, że moment wystawienia w KSeF wpływa na rozliczenia, więc nie warto odkładać faktur na ostatnią chwilę, bo problemy techniczne mogą spowodować opóźnienia. Po piąte, w programie do fakturowania ustawić przypomnienia o terminach. Po szóste, przy wątpliwościach co do rodzaju usługi, do której stosuje się wyjątek, zapytać księgowego.
