ZoriusPro Odpowiada - Jakie są realne koszty utrzymania integracji z KSeF po 1 lutego 2026?

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obligatoryjny dla większych firm (tych, których sprzedaż za rok poprzedni przekracza 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych przedsiębiorców. KSeF To oznacza, że integracje z ERP-ami, np. z Symfonią, będą działać nie jako opcja, ale jako element codziennej pracy. Warto więc wiedzieć, jakie koszty trzeba będzie uwzględnić po uruchomieniu wersji obligatoryjnej, a niektóre już wcześniej.

Poniżej przegląd rzeczywistych kosztów utrzymania integracji z KSeF, jakie przedsiębiorca powinien brać pod uwagę, oraz wskazówki ZoriusPro, jak je zoptymalizować.

Główne składowe kosztów utrzymania integracji z KSeF

1. Koszty licencji / subskrypcji oprogramowania

   • Jeśli system ERP nie miał wcześniej modułu integracyjnego z KSeF, może być konieczne wykupienie lub aktywacja dodatkowego modułu/licencji.

   • Dostawcy oprogramowania zwykle oferują wsparcie techniczne, aktualizacje, którymi trzeba będzie ponosić koszty co miesiąc lub rok.

   • Dodatkowo, z uwagi na KSeF 2.0, mogą być konieczne nowe funkcjonalności – moduł certyfikatów i uprawnień, obsługa nowej struktury faktur FA(3) z załącznikami, itp.

2. Aktualizacje i utrzymanie techniczne

   • Systemy, które będą się komunikować z KSeF, muszą być na bieżąco aktualizowane – zarówno jeśli chodzi o API, jak i bezpieczeństwo (certyfikaty, uprawnienia).

   • Koszty związane z poprawkami, adaptacjami (np. jeżeli MF wprowadzi zmiany w formacie lub dodatkowe obowiązki).

   • Wsparcie serwisowe – SLA (Service Level Agreement) z dostawcą lub partnerem integracji, czas reakcji na błędy, usuwanie awarii.

3. Koszty szkolenia i zmiany procesów wewnątrz firmy

   • Przeszkolenie pracowników (księgowość, sprzedaż, dział IT) – nawet jeśli integracja zrobi się automatycznie, potrzebna będzie wiedza, jak działa nowa wersja KSeF, jak obsługiwać przypadki wyjątkowe.

   • Dopasowania procesów biznesowych – np. jak wygląda zatwierdzanie faktur, jakie będą procedury w sytuacjach awaryjnych, jak radzić sobie z fakturami korygującymi, załącznikami etc.

4. Koszty infrastruktury IT i bezpieczeństwa

   • Jeśli firma przechowuje swoje dane lokalnie: serwery, kopie zapasowe, certyfikaty SSL, zabezpieczenia etc.

   • Jeśli system jest w chmurze – koszty utrzymania środowiska, dostępności, redundancji, ciągłości działania.

   • Zapewnienie bezpieczeństwa danych (szyfrowanie, kontrola dostępu, audyty) – ponieważ faktury zawierają dane wrażliwe, podatkowe i biznesowe.

5. Koszty administracyjne i podatkowe

   • Audyt zgodności, kontrole wewnętrzne, ewentualne konsultacje prawne/podatkowe, aby upewnić się, że firma spełnia wymogi prawne.

   • Obsługa wydania uprawnień, certyfikatów, dokumentacji.

   • Utrzymanie dokumentów (archiwizacja) zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szacunkowe kwoty – ile to może kosztować w praktyce?

Oczywiście koszty zależą od wielkości firmy, skali faktur, stopnia automatyzacji oraz tego, czy firma korzysta z rozwiązań chmurowych, czy lokalnych. Poniżej kilka przykładów orientacyjnych:

Mała firma / mikroprzedsiębiorstwo (kilkanaście-kilkadziesiąt faktur miesięcznie) - licencja modułu integracyjnego, drobne aktualizacje, szkolenia co roku, minimalne koszty infrastruktury IT - kilkaset do kilku tysięcy złotych rocznie (np. 500 – 2 000 zł/rok)

Średnia firma - bardziej zaawansowany moduł, API integracyjne, częstsze aktualizacje, większy zakres bezpieczeństwa, obsługa wielu użytkowników - kilka tysięcy do kilkunastu tysięcy złotych rocznie

Duże przedsiębiorstwo / wysoki wolumen faktur - wysokiej klasy SLA, redundancja, pełne wsparcie techniczne, audyty, pełna infrastruktura, częste zmiany funkcjonalności, szkolenia dla wielu zespołów - dziesiątki tysięcy złotych rocznie, zależnie od specyfiki

Szacunki orientacyjne – zależne od branży, stopnia zaawansowania systemów, kosztów pracy w regionie, liczby użytkowników itp.

Jak ZoriusPro pomaga ograniczyć koszty utrzymania integracji z KSeF?

ZoriusPro, jako doświadczony partner we wdrożeniach z Symfonią i integracjach podatkowych, stosuje praktyki, które pomagają zminimalizować koszty po 1 lutego 2026. Oto kilka sposobów:

• Rozwiązania modułowe i skalowalne – klient płaci tylko za funkcje, których faktycznie potrzebuje; jeśli wolumen faktur wzrośnie, można rozszerzyć funkcjonalność.

• Gotowe integracje i kompatybilne moduły do Symfonia ERP, które są na bieżąco aktualizowane do najnowszych wymogów KSeF 2.0. To eliminuje koszty samodzielnego dostosowywania systemów.

• Stałe wsparcie techniczne z SLA – dzięki temu problemy są rozwiązywane szybko, minimalizując ryzyko przestojów lub błędów kosztujących firmę.

• Szkolenia i dokumentacja – przygotowane przez ZoriusPro w taki sposób, że szkolenia można powtarzać wewnątrz firmy, co zmniejsza koszty zewnętrzne.

• Bezpieczeństwo i zgodność – ZoriusPro monitoruje zmiany w przepisach (np. nowych wymagań certyfikatów, załączników, struktury faktur), aby firmy były zawsze zgodne i uniknęły kar lub ryzyk prawnych.