Jak wybrać agencję eventową?

W każdej firmie co najmniej dwa razy do roku odbywają się różnego rodzaju eventy, często częściej. Imprezy organizowane przez pracodawców mają różnoraki charakter. Są to chociażby tradycyjne imprezy integracyjne w formie tematycznego wieczoru, wyjazdy, wigilie firmowe czy warsztaty. Oczywiście organizowane są też eventy nieco poważniejsze, takie jak jubileuszowe gale, bankiety czy konferencje dla zagranicznych gości. Realizacja któregokolwiek wydarzenia z powyższych to jednak zadanie niezwykle trudne, dlatego warto zwrócić się o pomoc do agencji eventowej. Jak wybrać tą najbardziej odpowiednią?

Wybierając agencję eventową nie możemy ograniczyć się do pierwszej lepszej. Nigdy nie przyniesie to nic dobrego. Chcąc znaleźć tą najbardziej odpowiednią dla nas musimy dokonać nieco szerszego researchu. Nie każda bowiem agencja będzie w stanie zorganizować dla nas to, czego potrzebujemy. Poświęćmy więc nieco więcej czasu na znalezienie np. trzech agencji, które w swojej ofercie będą mieć jasno wyszczególnione organizowane przez siebie eventy. Jeśli do tego będzie to poparte portfolio – tym lepiej! Będziecie mieć pewność, że konkretna impreza na pewno się odbyła przynajmniej raz i „badana” firma wie, jak ją zorganizować.

Gdy wytypujemy już trzy agencje, których oferta wydaje nam się najbardziej optymalna, przejdźmy do kontaktu. Aby z daną firmą eventową współpracowało nam się dobrze, musimy od początku być konkretni. Zaufajcie nam, to zaprocentuje. Konsultanci każdej firmy od początku muszą wiedzieć, czego od ich agencji oczekujemy, inaczej nie będą w stanie przygotować dla nas propozycji. Przygotuj więc podstawowe informacje o planowanym przez Was wydarzeniu:

• Budżet imprezy – bez tej wiedzy ani rusz, musisz na starcie wiedzieć, ile możesz wydać na swój event
• Ilość osób – minimum oraz maksimum, tak aby agencja wiedziała, jakiego miejsca dla Was szukać
• Jaki to ma być event – wyjazd integracyjny? Impreza tematyczna? Bankiet? Od tego zależy kolejny podpunkt, czyli…
• Atrakcje – daj znać, czy potrzebujesz gier i zabaw integracyjnych, występu kabaretu, stand-up, a może koncert gwiazdy?
• Kiedy ma się odbyć impreza

Event manager, z którym będziesz się kontaktować z pewnością zada Ci jeszcze kilka innych pytań, ale odpowiedzi w powyższych kwestiach musisz po prostu znać.

W następnym etapie, gdy otrzymasz już oferty od każdej z agencji, nadejdzie czas wyboru. Wbrew pozorom to chyba najtrudniejsza kwestia. Większość z Was pewnie powiedziałaby, że oczywistym jest wybór oferty najtańszej. Ale czy aby na pewno w tym przypadku „wytaniona” impreza będzie najlepszym wyjściem?

Pamiętaj, że event firmowy to nie jest już tylko zbędny wydatek, ale także inwestycja! Organizując takie wydarzenia budujesz swój pozytywny wizerunek nie tylko wśród pracowników, ale także i wśród klientów czy kontrahentów! Dlatego też zanim z miejsca wybierzesz najtańszą opcję, sprawdź dokładnie każdą z nich. Może się bowiem okazać, że dopłacając te kilka tys. złotych wyniesiesz swoją imprezę na wyższy poziom i wprawisz w zachwyt swoich gości. A to chyba najważniejsze, prawda?

Chcesz dowiedzieć się więcej o organizacji eventów? Odwiedź stronę agencji eventowej z Wrocławia - https://www.argentum-event.pl/